Googleフォームで自動返信メールを設定する方法

Googleフォームで自動返信メールを設定する方法をご紹介します。

STEP1．「設定」>「∨」をクリック

設定をしたいGoogleフォームを開き「設定」をクリック。回答の隣りにある「∨」を開きましょう。

STEP2．「メールアドレスを収集する」を変更する

「メールアドレスを収集する」設定を、「収集しない」にしていると、相手のメールアドレスがわからず、自動送信メールを送ることはできません。

「確認済み」または「回答者からの入力」のどちらかを選びましょう。「確認済み」を選ぶと、回答者はメールアドレスを入力する手間はかかりませんが、アンケートに答えるためにGoogleアカウントにログインする必要があります。

「回答者からの入力」の場合、回答者が手入力でメールアドレスを入力しなければいけません。回答者が間違ったメールアドレスを入力する可能性があることを覚えておきましょう。

STEP3．「回答のコピーを回答者に送信」をオンにする

「回答のコピーを回答者に送信」をオンにしましょう。「リクエストされた場合」もしくは「常に表示」のどちらかを選ぶと、自動返信メールを送信できるようになります。

「リクエストされた場合」を選ぶと、上記の画像のように、回答者は自分の回答のコピーを自分宛てに送信するかどうかを選ぶことができます。

一方で、「常に表示」にすると回答したコピーが自動的に送られるようになります。回答のコピーを確実に送りたい場合は、「常に表示」に変更することをおすすめします。

拡張機能を使ってGoogleフォームで自動返信メールを設定する方法

拡張機能（アドオン）を使ってGoogleフォームで自動返信メールを設定する方法をご紹介します。少々難しいので、一つひとつのステップを確認しながら設定してみてください。

STEP1．アドオンをインストールする

まずはアドオン（拡張機能）をインストールします。Googleフォームを開き、3つの点が並んだボタンをクリック。「アドオンを取得」をクリックしましょう。

自動的にアドオンをダウンロードできるサイトに繋がるので、「Email Notifications for Google Forms」と入力し検索を行いましょう。

「Email Notifications for Google Forms」がはじめに出てくるのでクリックして開きます。

「インストール」ボタンをクリックしましょう。

インストールするためには、権限が必要です。「続行」をクリックし、ログインを行いましょう。

アプリに許可する内容が表示されるので、よく読んだ上で許可を与えましょう。

これでインストールは終了します。

STEP2．アドオンを起動する

アドオンを使用するために、画面右上にある赤枠で囲まれたボタンをクリック。表示されるアドオン名をクリックしましょう。

「Create Email Notification（電子メール通知を作成する）」をクリックします。

画面右下にアドオンが表示されました。

STEP3．必要な内容を入力する

上から順番に、入力していきましょう。「Rule Name（ファイル名）」は、自動返信するメールのファイル名です。この名前は、メール相手に見られることはありません。

「Email Address(es) to Notify」は、通知メールを送りたいメールアドレスを入力する欄です。Googleフォームに回答した人と設定する欄があるので、空白のままで問題ありません。

「Sender’s Email」は、送り主のメールアドレスであり、「Sender’s Name」は送り主の名前です。相手に表示されるため、わかりやすいアドレスや名前を使用しましょう。

STEP4．メール内容を変更する

「Use a visual editor」の横にある「edit」をクリックしましょう。

メール内容を記載する欄が表示されるので、自動返信に書きたい内容を入力しましょう。

STEP5．フォームを提出した人にメールを送る設定をする

最後に、フォームに回答した人にメールを送るように設定をします。少しスクロールをし「 Notifiy Forms Submitter?」をクリックしましょう。これで、設定が完了しました。